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怎樣說話才打動人 第 59 頁


語法語法是重要的。事實上,公文的一個定義就是「以簡潔的語法進行交談」,讀者也經常通過語法來理解我們的信息。 如果你十分關注文章中所運用的語法,這就為你提供了改進你的語法
作者:待考 / 頁數:(59 / 64)

語法

語法是重要的。事實上,公文的一個定義就是「以簡潔的語法進行交談」,讀者也經常通過語法來理

解我們的信息。
如果你十分關注文章中所運用的語法,這就為你提供了改進你的語法的機會。讀一本好的語法書,並
經常地傾聽你的朋友、同事、電視台和廣播電台主持人的講話,注意他們是如何構造句子,如何使用動詞
的。
堅持使用電腦的語法檢查功能,直至你自信自己不會出錯。閲讀電腦上的解釋,確信自己已經弄懂了。時尚書屋
然後讓別人檢查你的信、報告和備忘錄,看能否找出語法上的錯誤。組織你的材料使用蜘蛛網法
蜘蛛網法是簡單而又有用的技巧,可以有序地組織你的信息和思想,它能夠幫助你防止遺漏、重複、
不切實際,以及突出你的重點內容。
要構成一個蜘蛛網:
步驟1:將你的論題放在中心,圍繞它畫圖。
步驟2:注意你要達到的目的,沒有明確的目標不可能寫出清晰的文章。公文的一般目的是:為了分析

為瞭解釋為了說明

為了討論 為了建議為了呈送
為了詢問 為了推薦為了評論
為了感謝 為了確認為了概要如果你文章的目的明確,你將能夠把你的信息和想法有序地組合以適
合你的目的;如果文章的目的不止一個,把它們全部找出來。
如果你需要分幾部分來完成你的報告,那麼對每一部分製作一個蜘蛛網,每一部分有着不同的目的。時尚書屋
步驟3:頭腦風暴,把你的所有信息都列出來。
如果使用相關的動詞和名詞,動詞表示行為,他們提醒你要做什麼,比如「詢問的問題比問本身應該
詢問的問題比問本身應該」。
如果幾種思想似乎都與主題相關,把每一種思想作為一個分支。
步驟4:檢查一下你所構造的蜘蛛網,看看是否把所有的事情都包含進去了,去掉不必要的或重複的。時尚書屋
步驟5:你還需要收集、檢查或開發哪些信息或數據,把它們突出出來。
檢查一下還有什麼需要添加進來的。使你的公文儘可能的簡潔,越短越好,記住 K I S S原則,使文章

短小精悍。

為你的思想排序

你的思想的次序是怎樣的,一旦你的蜘蛛網構造成功,信息的排序是一件非常簡單的事情,只需考慮
這篇文章讓讀者看起來富有邏輯,更有興趣,更適合讀者的口味。
步驟6:蜘蛛網上的每一支臂膀,都應表現出一定的順序。引導你的讀者一步一步地把握你的思想、信
息和結論,有許多方法可以實現這個目標:
時間:歷史年代:過去→現在→未來。
空間:地理位置:中心點→外延,如:悉尼→郊區,或者墨爾本碼頭→整個澳大利亞。
因果過程:事實→原因→結果。
步驟順序:如:原材料→製作階段→產品。
原理:理論→實踐,比如:文章的可讀性→短詞、短句、避免專業術語,去掉不必要的短語、重複、復
合句,減少句子的複雜性,包括一些短句子。
問題:解決的可能性,比如:超重→減肥節食,參加體育鍛鍊,參觀健康農場。
比較和對照:例如:動作片與啞劇,草圖與油畫,緊急的與重要的。
次序:降序:由大到小,或升序:由小到大。建議:
事實→結論→建議:對於喜歡細節的讀者應這樣做。
結論→建議→事實或理由:適合于那些忽略細節的讀者。
結論→事實:適用於瞭解背景的讀者和信任你的讀者。
結論→事實→建議:這是一種不尋常的方法,能夠抓住讀者的注意力,在給出建議前,由他們自己進
行邏輯推理。這種方式適合于對自己的建議沒有把握的情況。
利益→建議或想法→理智:為了說服讀者時使用這種方式。哪一種方法最好?它們都非常有用,為了
使交流更清晰更有說服力,以上述的某種方式構造你的理想模式。

文章長短適度

你的信件、報告或備忘錄要達到的目的是什麼?當你為了實現你的目的提供了必要的信息時,文章就
可以結束了。為了使文章簡潔,只需提供必要且必需的信息。
需要自我檢查的問題
文章中在提出建議後包含了理性的敘述嗎?
為了達到目的有無多餘的和不必要的信息?
為了達到目的,是否包含了所有重要的事情?
文章是否適合讀者的需要?
我還需要更多或更少或更深入的採訪嗎?現在你需要的是去收集信息。

開始寫作

你已經有了明確的目的,你已經掌握了你的文章應該包括哪些內容以及它們的先後順序,你已經收集
到你需要的信息,現在開始寫作。 心中有讀者
儘可能地明確你的讀者是誰,然後選擇你的詞彙、支撐的信息,組織好材料以適合讀者的口味。
下面這些問題應該考慮:
你的讀者已經具有了多少知識背景?你還需要提供、補充什麼?
你的讀者對這個問題的理解程度怎樣?
關於這個主題你的讀者的觀點是什麼?讀者的觀點與你的觀點是否一致
你與讀者的關係怎樣?
你的讀者喜歡哪種交流風格?它們是正式的還是非正式的交流風格?
哪種信息技術最有可能達到你的目的,它是一種高技術、統計、總的概述還是軼事,是否涉及費用、
樣板、個人的故事,還是一種參考性資料,你的建議是否與國家的政策相協調等等。
第七部分 書面溝通

說服你的讀者

主體

從蜘蛛網中發展出來的文章概要將會形成你的報告、備忘錄或信件的主體。

突出你的重要信息

有兩種方法可以突出你的重要信息:第一種方法是我們已經談論過的,使用短詞、短句以及短的段落。時尚書屋




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