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怎樣說話才打動人 第 60 頁


我們的眼睛一般喜歡注意每一段落的第一句,這就是突出你重要信息的地方,而較短的段落更是突出你的主要觀點的位置。 第二種方法是,把重要的信息放在一句的重要部分,而且通常也要放在
作者:待考 / 頁數:(60 / 64)

我們的眼睛一般喜歡注意每一段落的第一句,這就是突出你重要信息的地方,而較短的段落更是突出

你的主要觀點的位置。
第二種方法是,把重要的信息放在一句的重要部分,而且通常也要放在段落的開始句上,而不要跟在
諸如「當、在……之後、而、因為、不論怎樣、因此、如果」這類詞後面。以較短的段落作為文章的收尾,
而把重要信息寫在每段的起始句上。

前言和結尾的寫作

一旦信件、報告或備忘錄的主體完成,我們就可以回過來寫前言和結尾。
在前言中說明你打算告訴對方什麼;在主體段落中進行闡述;結尾時告訴對方你說了些什麼。
一般來說前言有兩個目的:
抓住讀者的興趣,並向讀者表明在看完你的備忘錄、報告、信件後他們能瞭解到什麼。
前言還能幫助讀者立即抓住要點,幫助讀者尋找他們想要知道的內容,而且還能幫助讀者決定在閲讀
之後應採取的行動,在結論段中總結或者進一步確認這些內容。
即使是一篇很短的備忘錄和信件,我們也能夠從前言和結論部分獲益,儘管這些段落僅有一句話或兩
句話。清晰地寫出你的前言部分,用一兩句話概括出要點,然後陳述你的目的和你希望讀者閲讀後應採取
的行動。在你的結論部分,重申你的重要觀點,如果必要,可以再深入一步。

文章具有說服力

文章的說服力對於公文來說是非常重要的,畢竟我們寫作商業信件、報告、備忘錄不是為了好玩,而
是為了使對方瞭解、理解我們,這是我們溝通的目的。
文章的力量在於動詞的運用,文章中應運用比較強烈的行為詞彙。這將增強文章的說服力。

使用有力度的動詞

有力度的動詞會在人們心中形成一幅圖畫,它們會增加文章的權威性和說服力,因為這些動詞指揮
着讀者的思想,如果你使用有力度的動詞,會增加你的文章的魅力。選擇那些專門描述行為的動詞。有力
度的動詞是具有明確的動作傾向的,和緩的動詞通常由系動詞構成,通常是抽象而不是具體的。弱強
我們想要去參觀我們參觀
我是想支持… 我堅決支持

我們能夠勸說 我勸告……
我將給你送去 我傳真給你
我將去那兒並且 我開車去那兒並且
我們將與你聯繫 我們打電話給你
使用大量強烈的、特別明確的動詞,能構成一幅心理圖畫。
第七部分 書面溝通

語態應用

使用主動語態

為了使文章更有說服力,要使用主動語態的動詞,而不要用被動語態,這就如同演員與劇本的關係一
樣。主動語態的句子總是將「演員」推向前台。

被動語態主動語態

那是在會議上被決定的會議決定……
調查由我們來執行 我們調查……

被詢問我們問…

我們的戰略被制定 我們制定戰略
那是誠摯的抱歉我抱歉
你的思想被欣賞我們欣賞你的思想
它被約定…… 我們約定……
洗練你的文章以適合讀者的口味
使你的文章顯得有魅力
你曾經看到過由詞彙堆砌起來的報告、信件、備忘錄或雜誌文章嗎?如果有的話,你可能還能回憶起
當時的感受,大多數人對於這類几乎沒有詞彙間隔,沒有剩餘空間的長篇闊論的反應是:「去它的吧,我
去它的吧,我」儘量使你的文章中段落短小,在段落與段落之間留有充分的空間,在紙的上下左右
留有充分的空白。通過選擇短詞、短句和較短的段落,你能夠避免讀者的消極反應,你也能設計出某種寫
作方式以吸引讀者的眼睛。
從你的材料組織着手,使你的文章對讀者來說更有魅力。

使用標題和副標題

在白色的空間標以題目,以警示讀者文章從這裡開始,並且幫助他們發現他們要尋找的內容。

使用執行概要

這些是非常有用的工具並且被包含在許多商業檔案中。甚至一頁紙的備忘錄也有執行概要,它構成一
種寫作形式,解釋性的標題告訴讀者,從這裡開始,這就是備忘錄的作用。
較長的備忘錄和報告,可以有整頁的執行概要,來描述內容或突出主要的信息和結論,使讀者知道他
們何時應該看,並且要仔細看這些內容。

寫作個性化

用「我」、「你」、「我們」等人稱代詞幫助讀者把你的文章連接起來,使文章更直接、清晰和有說
服力,使你的文章更具個性,更具可讀性,避免使簡潔的文章顯得突然。
組織的方向盤是靠人來轉動的,公文也是由一些人寫給另一些人看的,因此不要擔心在你的公文中參
考了別人的東西。公文的寫作要運用簡明語法,同時要寫出個性化的文章。

機智地寫作

公文不應含有判斷術語,應以職業化的方式報導事實,讓讀者自己得出結論,如果你想給予一種觀點、
說明,不要把它掩飾成事實。
同時還要考慮時間,在你發出備忘錄或信件前,把自己置於讀者的位置去考慮事情。

不要忘記檢查

仔細檢查你已經寫完的檔案,反覆大聲地為自己朗讀,確認語法運用是否正確,你的意思表達是否清
楚。
然後再為自己讀一遍,檢查你需要提供的信息都包括進去了嗎?有沒有多餘的應該刪去的內容?把時
間花在檢查上是值得的,它能幫助你確保你的文章便于閲讀、理解和付諸實施。
第七部分 書面溝通

電子溝通

你怎麼能說我沒有與你交流?就在昨天我還回覆了你的 Email呢!




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