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怎樣說話才打動人 第 61 頁


這個世界發瘋了嗎?有時似乎電子溝通正在接管我們的生活。在 20世紀 80年代中期,大多數人都沒聽說過傳真機,只是在很少的大組織中在高層私人助手之間使用。 Email還只是一種科
作者:待考 / 頁數:(61 / 64)

這個世界發瘋了嗎?有時似乎電子溝通正在接管我們的生活。在 20世紀 80年代中期,大多數人都沒

聽說過傳真機,只是在很少的大組織中在高層私人助手之間使用。 Email還只是一種科學的構想。不長的
十幾年前,移動電話還只是為精英分子所用。而今,許多家庭已經擁有傳真和電腦,我們中的大多數人的
生活已經離不開電子溝通方式了。
Email是公共的
電子溝通看起來是短暫的,但又可以說是永恆的。一旦我們發送了一封 Email,我們立刻創建了四個
備份:一個在我們的電腦裡,一個在我們的伺服器裡,一個在接受者的伺服器裡,還有一個在接受者的電
腦裡。自動的備份功能還會創建更多的備份。一個消息發出一年後,將會有 50個乃至更多的備份。事實
上沒辦法確定這些備份中的某一個會一直保留下去,被轉發,或者被某人有意或無意地讀到。 Email和傳
真甚至可以被用作法庭上的證據。如果你所說的話是消極的,或者可能被錯誤的採納,可以考慮刪除掉,
或者重新組織語言。如果必須這麼說,考慮使用電話或者面談來傳遞你的信息。
如果你用老闆的電腦發送 Email,這封 Email就成為他的「財產」,他有權截留和閲讀,所以小心你
所寫的內容。正如任何書面的溝通一樣,我們永遠無法保證對方肯定會看到它。尤其是傳真和 Email,你
應當確認對方閲讀了你的信。
一個好的規則是:不要寫任何你不想讓你的老闆,或者你的家人看到的,或者你不想出現在報紙上的
信息。

注意你的語氣

如果我們不加小心的話,電子溝通的非個人化、迅速的特點可能會使我們在無意識中顯得比較魯莽。時尚書屋
人們不能借助于肢體語言和聲音的語氣語調來判斷我們的信息的強度和我們的想法,因此有可能會採用消
極的反應。
簡短的句子,缺乏客套,簡潔的願望,都會使我們的電子溝通看起來過于簡略。一個簡潔直接的信息
可能因簡單而被忽略;幽默可能完全沒有效果。
要確保這種情形不會發生在你身上,你應當想像一下對方收到你的信息後會如何反應。

如果你正在生氣,千萬別發傳真或 Email;如果你感到非這麼做不可,那麼你可以先寫好,但至少等
一天後再發出去,到時候你可能已經冷靜下來了。
要特別注意用得體的、友好的、謙恭的語氣。記住你的日常用語「請」和「謝謝你」。

不要信馬由繮

過去幾年裡,出現了大量關於 Email的「協議」。比如,全部使用大寫字母除非是縮寫標題被認
為是大喊大叫。這樣做是很無禮的,因為全是大寫字母比常用的小寫字母更難於辨認,最好要避免這些。時尚書屋
一些由標點符號構成的「可愛」的小標記被稱為表情標記,還有一些縮寫字母比如 B C N U表示「看
看」, B T W表示「隨便說」
等等,這些最好儘量避免,因為並不是每個人都知道它們,或喜歡它們。

簡潔

大多數對各種書面溝通的抱怨都是「太長了」,「而且繞來繞去沒說到點子上」。
雖然 Email和傳真不是書信,稱謂親愛的約翰,你好蘇,或者哪怕是名字後面加一個逗號以及結
束語此致敬禮,感謝你的幫助,祝好都使你的信息顯得更友好。
除非是私人信件,否則儘量把 Email的長度控制在一個屏幕內,如果是傳真的話不要超過一頁。如果
太長,人們很可能只大概看一下,或者根本不看。簡潔,但不要生硬,也不要含含糊糊,讀者可能不清楚
你在談什麼。
要在生動和趣味上花心思,而不要寫得冗長而單調。

清楚明白

有些人每天要收 50—100封 Email,所以在主題欄內填寫一個標題將有助于收信人決定優先收看權。時尚書屋
我們的主題欄越具體,收信人就越容易準確地判斷其內容是什麼。不要使用同樣的措辭作為你的信息的開
頭,否則你會冒着收信人感到被騷擾的風險。
用簡單的話把你想讓收信人瞭解或去做的事情放在頭三行。接着闡釋原因。你是否有問題要問或者需
要索取一些信息呢?也放在前三行。是否有一個你想讓收信人清楚的時間或最後期限呢?放在前三行。你
是否要提供一些信息、建議或指導呢?放在前三行。你是否要提供一個機會或邀請呢?還是要放在前三行。時尚書屋
把你最重要的信息放在開頭,這樣可以防止收信人沒有時間讀完全部內容而錯過。
如果你有不止一個題目的 Email需要發送,可以把每個題目單獨發送一封 Email,這樣使收信人更方
便地區分輕重緩急並歸類。
如果 Email或者傳真不止發送給一個人,一定要寫清楚:誰,需要做什麼,在什麼時間。可以採用這
樣的方式:群發給需要負責做某事情的人,抄送給僅僅需要瞭解信息的人。
第七部分 書面溝通

進行成功溝通

正如別的書信交流一樣,我們把傳真和 Email搞得越有吸引力,它們被讀到的可能性就越大。對於多
數 Email和傳真,這意味着:
每段大約6行。時尚書屋
段落之間空 1行。時尚書屋
使用數字序號。
使用小標題把更長的信息分開。
關鍵部分要標示出來。
留出一些空白。
這些簡單的技巧會使你的信息看起來更具可讀性。

有吸引力

清晰簡潔的語句有助于確保 Email和傳真被對方閲讀。另一個使它們有吸引力的辦法是:
確定對收信人有好處——你的信息可以滿足他的需要。
使用第二人稱——用「你」這個稱謂。
哪怕你同時寫給幾個人,也要用第二人稱,可以使你的信息看起來不至于像一篇演說。




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