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怎樣說話才打動人 第 62 頁


迅速除非公共性的 Email,大多數人總是希望在 48小時內得到回應。如果我們沒有時間完全回覆,至少我們可以簡單地告訴對方我們已經收到了信息,並且正在處理,然後說我們將會詳
作者:待考 / 頁數:(62 / 64)

迅速

除非公共性的 Email,大多數人總是希望在 48小時內得到回應。如果我們沒有時間完全回覆,至少我

們可以簡單地告訴對方我們已經收到了信息,並且正在處理,然後說我們將會詳細回覆。
如果你在度假,可以考慮把你的郵箱設置為自動回覆,這樣如果你收到的郵件短期內不能回覆,而對
方又在期待你的回覆時,可以避免誤解。

整理清楚

傳真件可能因堆積得亂七八糟而造成丟失, Email的往來也可能會把硬碟弄亂,使信息難以接受。這
裡介紹一些整理傳真和 Email的小技巧:傳真 Email
把不想要的傳真扔掉刪除不想要的信息並定期清空垃圾箱
把準備日後查閲或記錄的傳真 把你想以後查閲的信息歸為一類
歸為一類把那些你準備以後處理或回覆的
按需要儘早回覆懸而未決的傳真 郵件打印出來或放在電腦檔案夾裡
立即回覆其餘的傳真 立即回覆其餘的郵件
定期檢查你的發件箱和標題檔案夾,刪除掉那些不需要的和過期的信息尊重隱私,節省時間
為什麼沒什麼人喜歡點擊「全部回覆」的按鈕回覆郵件呢?除非一個人的熟人圈子非常狹小,每個人
與別人的興趣都非常接近。否則,不可能地址欄裡的每個人都會對地址欄裡的其他人的愛好感興趣!不要
用這樣的方式浪費人們的時間。
你的 Email應當包含多少細節呢?在任何一次交流開始前,首先要思考對方的需要。他們已經知道了
什麼?他們有多少興趣?他們想要什麼程度上的細節?
盲目的抄送按鈕可以很順手地發送多個備份。首先,不是每個人都喜歡把自己的郵件地址發送給許多
別的收信人;其次,顯示一長串抄送地址占用了空間,收信人需要滾動滾軸,有時在鎖定信息時十分吃力。時尚書屋
接收到抄送郵件的人只需看到發件人的郵件地址和他們自己的,而不是所有的收件人列表。

附件

你是否收到過粘貼著需要花時間下載附件的郵件,最後發現你只是在浪費時間而已?
雖然很容易發送,附件還是需要花時間傳送和下載。在你發送附件之前,先想想收件人為何應當對它

產生興趣。如果你還是決定發送,在郵件的正文中解釋它的內容以及格式。這樣,收件人就可以做出明智
的決定是不是要打開它。
核對你發送的所有信息
電子溝通的速度很容易使人天馬行空,不受約束。正如我們需要核對我們的信件、備忘錄、報告一樣,
我們也應當核對我們的郵件和傳真。
在發送信息之前花一些時間檢查一遍。毫不留情地把不必要的詞和枝節去掉。
如果你每天都掛在因特網或區域網路上,不要一收到信息就跳起來。確定一個檢查郵件和傳真的最佳時
間。每天早上第一件事就是檢查電子郵箱的做法也許不是最有效率的,比如,它可能耽誤你準備做的更重
要的工作。

附錄

學會與人有效的溝通,就可以輕鬆的實現我們的許多目標與抱負,使我們的工作取得顯著進展,使日常的工作計劃圓滿
完成。時尚書屋

附錄

附錄 1自我暗示是自我評價的表現
低自我評價的表現高自我評價的表現
當你剛剛在你的同事面前做了一件錯事時,你對你自己說: 「現在他們知道我沒用!」「下次,我
下次,我」
當你第一次做某件事並且發現它做起來很困難時, 你對自己說:「我太笨了,什麼也學不會!」「我

我」

當你忘記做某件你曾許諾過的事時,你對你自己說: 「我是這樣愚蠢和健忘!」 「這不像是我,只
這不像是我,只」
當你與你此前從不認識的人一同走進會場時,你對你自己說: 「我討厭與這個陌生人在一起。」「這

這」

當你的老闆叫你進去而你不知道是為什麼時,你對你自己說:「我現在就要進去;我一定又做了什麼
我現在就要進去;我一定又做了什麼」「我想知道發生了什麼。」
當你摔倒在你去商店的路上時,你對你自己說:「我真蠢,我甚至不能走在路上不出醜!」「哎呀!我

哎呀!我」

當你跑着去趕一個要遲到的重要約會時,你對你自己說:「我相信我又要遲到了,我總是遲到,把事
我相信我又要遲到了,我總是遲到,把事」「遲到不像我的風格,我最好打個電話通知他們。」
當你入不敷出時,你對你自己說:「我做這種事是沒希望了,我總是做不好。」「這是必須做的,而
這是必須做的,而」
當你把某事做得非常出色時,你對你自己說:「奇蹟發生了,真幸運。」「我真做得不錯。」

附錄

附錄 2肢體語言實踐
肢體語言可能的含義我的反應
講話人頻繁地清嗓子;迅速地改變坐姿;手勢很快。 這個人不肯定,不自在。讓他感覺舒適,支持
他使他安心。通過幽默的方式放鬆緊張的氣氛。
在開會前,一個人脫下外套,掛在椅背上。他很舒服、表示開放、合作。脫掉自己的外套,顯示你的
坦率和誠意。
一個女人摘下眼鏡,摸鼻子的邊緣,看著天花板,然後閉上眼睛靜下來。 她在深思,評價對方的話。時尚書屋
給她時間;安靜地坐著, 準備回答她的任何問題。
一個人整個靠在椅背上,手放在腦後,一隻腳放在桌上,另一條腿隨意地垂着。他有權威感和優越感。時尚書屋
保持你的自信。適當的話,摹仿他的姿勢,儘量保持平等的關係。
一個同事突然把眼鏡或鉛筆扔在桌上。這表示他對你的話持相當消極的態度。尋找原因,改變你的方
法。




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